O acesso à Ouvidoria poderá ser viabilizado, sempre de forma não anônima, pelos seguintes meios:
• Internet e intranet;
• Formulário no protocolo;
• Caixa de sugestões na recepção.

Visando propiciar uma resposta ágil e adequada às questões demandadas, deverão ser observados os seguintes prazos:
• Pedido de informação: 5 (cinco) dias úteis para resposta.
• Reclamação: 10 (dez) dias úteis para a resposta.
• Elogio: a Ouvidoria dará ciência do recebimento ao remetente em até 3 (três) dias úteis.
• Denúncia: a Ouvidoria dará ciência do recebimento ao remetente em até 3 (três) dias úteis.
• Sugestão: a Ouvidoria dará ciência do recebimento ao remetente em até 3 (três) dias úteis.
• No caso de denúncia ou sugestão, o setor envolvido terá 10 dias úteis para se manifestar sobre a pertinência e encaminhar a resposta para a Ouvidoria.
• Não havendo resposta por parte do setor no prazo acima referido, a Ouvidoria reiterará a solicitação, com prazo de mais 5 (cinco) dias úteis para a manifestação sobre a denúncia ou sugestão, contados a partir da data do recebimento.
• Ainda não havendo resposta, o Ouvidor solicitará providências junto ao setor hierarquicamente e imediatamente superior.

Sempre que houver resposta ou informação direta ao interessado por parte da unidade motivo da denúncia, reclamação, sugestão, elogio, deverá ser comunicada à Ouvidoria.

O Fluxograma da ouvidoria esta descrito abaixo:

1) Demanda pelo usuário conforme formulário no site
2) Encaminhamento ao setor competente
3) Monitoramento
4) Acompanhamento da resposta emitida pelo setor e seus prazos
5) Resposta ao demandante

É importante ressaltar que a ouvidoria guarda sigilo não só dos reclamantes, mas sobre os reclamados, não tendo o seu trabalho nenhum caráter punitivo, mas educativo, no sentido do desenvolvimento de uma cultura de cidadania, em que se perceba a importância de respeitar os direitos de cada um e de se cumprir os deveres.